DU PILOTAGE DES LITS À LA COORDINATION DES PARCOURS

Contexte et problématiques initiales

Avec près de 2000 lits et plus de 7000 professionnels répartis sur plusieurs sites — Mercy, Bel-Air, Hayange, Briey, Félix-Maréchal, ainsi que trois EHPAD — le CHR de Metz-Thionville incarne la complexité d’un établissement hospitalier multisite.
Avant la mise en oeuvre du projet, les difficultés majeures touchaient les admissions, en particulier celles issues des urgences, souvent ralenties par un manque de visibilité sur les lits disponibles.

Cette opacité entraînait une hétérogénéité des pratiques entre services et sites, un alourdissement de la charge mentale des équipes et une perte de temps considérable liée aux échanges téléphoniques et à l’envoie de tableaux Excel erronés.
Ces dysfonctionnements pouvaient conduire à des transferts inadaptés, voire délétères et à une perte de cohérence dans la prise en charge globale des patients.

« L’objectif est bien naturellement d’améliorer les parcours des patients admis au CHR, de manière programmée mais également non programmée, de fluidifier l’ensemble des parcours, d’analyser et de maîtriser les séjours avec comme cible l’hospitalisation au bon endroit, pour la bonne durée, pour le bon patient. »

— Sabine Menai-Mangenot, Directeur, Coordonnateur Général des Soins, CHR Metz-Thionville —

Indicateurs et performances à observer

Dès le lancement du projet, l’enjeu a été de fiabiliser la connaissance des flux hospitaliers, tant entrants que sortants. La maîtrise du taux d’occupation en temps réel, la prévision sur soixante-douze heures et la compréhension de la variabilité des séjours sont apparues comme des éléments essentiels.

L’analyse de la durée moyenne de séjour, du nombre de séjournant, du délai d’admission post-urgence ou encore des périodes de tension liées aux fermetures saisonnières a permis de mieux cerner les leviers d’action. La consolidation de ces données, auparavant fragmentées ou transmises par voie orale, a constitué un tournant décisif.

Pour la première fois, les équipes pouvaient s’appuyer sur des indicateurs fiables (Disponibilité, Taux d’occupation, d’hébergement, de demande sociale etc.), partagés et actualisés, leur permettant de piloter les hospitalisations avec une vision globale et anticipée.

Spécificités attendues à l’échelle de l’établissement et du GHT

Le CHR de Metz-Thionville est à la tête du septième groupement hospitalier de territoire français. Cette position confère une responsabilité particulière : assurer la cohérence et la continuité des parcours patients sur l’ensemble de tout un réseau
d’établissements.

À l’échelle locale, l’objectif était de doter les équipes d’un outil commun de gestion des lits, accessible à l’ensemble des acteurs impliqués dans la prise en charge. Mais au-delà du seul périmètre du CHR, le projet visait à offrir une visibilité étendue aux établissements du GHT, tels que Briey, Boulay, Gorze ou l’EPSM de Metz-Jury.

Montrer qu’il s’agissait d’un projet institutionnel, au service du patient et des équipes

L’un des enseignements les plus forts du projet réside dans la gestion des résistances
initiales. Lors des premières phases de déploiement, une partie de la communauté médicosoignante a exprimé de fortes réticences, redoutant que la solution ne serve avant tout à contrôler l’activité des services. Cette perception traduisait une confusion entre « gestion des lits » et « gestion des parcours ».

« L’importance dans ce type de projet, c’est la méthodologie. Nous avons dû changé de méthodologie en cours de projet afin de lever les incompréhensions sur le projet. En effet, la communauté médico-soignante imaginait que la direction souhaitait surveiller l’activité. En changeant la méthodologie, on a démontré qu’il s’agissant un projet institutionnel axé sur le parcours patient ».

— Sabine Menai-Mangenot, Directeur, Coordonnateur Général des Soins —

Le choix et l’intégration de la solution Link Parcours

Pour répondre à ces enjeux, le CHR de Metz-Thionville a choisi de s’appuyer sur Link Parcours, solution numérique de pilotage des lits et des parcours patients développée par CERCLH Solutions Digitales.

Ce choix s’est imposé comme une réponse cohérente aux besoins identifiés : disposer d’une vision prévisionnelle, partagée et interopérable, capable d’intégrer les données issues des urgences, des unités de soins, du service social et de la plateforme du Répertoire Opérationnel des Ressources (ROR) sur les disponibilités.

L’intégration de Link Parcours a permis de fédérer l’ensemble des acteurs autour d’une même information en temps réel. Grâce à une interface ergonomique et un accès partagé, la cellule de gestion des lits, les cadres de santé, les médecins et les secrétaires disposent désormais d’une cartographie dynamique de l’occupation, des sorties planifiées et des tensions à venir.

Montrer qu’il s’agissait d’un projet institutionnel, au service du patient et des équipes
L’un des enseignements les plus forts du projet réside dans la gestion des résistances
initiales. Lors des premières phases de déploiement, une partie de la communauté médicosoignante a exprimé de fortes réticences, redoutant que la solution ne serve avant tout à contrôler l’activité des services. Cette perception traduisait une confusion entre « gestion des lits » et « gestion des parcours ».

Cette visibilité à 72 heures facilite les arbitrages, limite les appels internes et améliore la réactivité des équipes. Au-delà de l’outil, c’est un véritable changement de culture qui s’est opéré.

Link Parcours n’a pas été perçu comme un logiciel supplémentaire, mais comme un socle collaboratif au service du parcours patient.

En allégeant la charge administrative, en automatisant la mise à jour du ROR et en fluidifiant la coordination entre services, la solution a contribué à redonner du temps clinique aux professionnels et à renforcer la continuité du soin.

Méthodologie de déploiement et implication des équipes

Une fois la solution choisie, le déploiement a reposé sur une méthode progressive et participative. Porté par la direction générale, la direction des soins et la direction des systèmes numériques, le projet a bénéficié d’un accompagnement fort de l’ARS Grand-
Est.

Les cadres de santé ont joué un rôle clé en devenant ambassadeurs de la solution : formés sur un site, ils ont accompagné leurs pairs sur les autres, dans une logique de compagnonnage favorisant la confiance et l’appropriation.

« C’est grâce aux cadres de santé qu’on a réussi à déployer cette solution numérique sur le site de Bel Air, puis sur l’ensemble des établissements du CHR.
On a mis en place des ambassadeurs, des cadres de santé qui assurent le compagnonnage de leurs pairs sur d’autres sites, et montrent tout l’intérêt de cette solution».

« Je pense que l’intérêt aussi de cette solution, et je remercie M. Roc, c’est la co-construction. C’est une solution à laquelle le CHR de Metz-Thionville a largement contribué. Les fonctionnalités ont évolué grâce à l’expression des besoins des équipes».

— Sabine Menai-Mangenot, Directeur, Coordonnateur Général des Soins —

Quels sont les Résultats et les gains obtenus

• Sur le plan organisationnel, la visibilité en temps réel des lits disponibles et la planification prévisionnelle des entrées et sorties ont transformé la gestion. Les équipes peuvent désormais anticiper les tensions, ajuster les ressources et coordonner plus efficacement les admissions.
• Pour les soignants, le gain de temps est manifeste : moins d’appels internes, moins de saisies redondantes et une meilleure qualité de vie au travail.
• Pour les médecins, l’accès aux informations facilite les admissions rapides, notamment depuis les urgences
• Du point de vue du patient, la fluidité des parcours s’est renforcée, limitant les transferts inadaptés et réduisant les délais d’admission.

Perspectives et ouverture

Le CHR de Metz-Thionville poursuit aujourd’hui le déploiement de Link Parcours sur l’ensemble du GHT, en s’appuyant sur l’expérience acquise et les enseignements des premières années. Chaque site bénéficie d’un accompagnement personnalisé assuré par les ambassadeurs formés sur le terrain.

Au-delà de la dimension technique, le projet a amorcé une transformation culturelle profonde : passer d’une logique de gestion des lits à une approche centrée sur le parcours patient.

En misant sur la coopération, la transparence et la co-construction, le CHR de Metz-Thionville démontre qu’une transformation numérique réussie repose avant tout sur une transformation humaine.

LinK Parcours : un outil support à la transformation des parcours et des flux patients

L’offre logicielle LinK Parcours est un outil structurant dans la conduite des projets de gestion des flux et des parcours patients. La solution ne saurait se substituer à une vision institutionnelle forte ni à une gouvernance bien établie, il constitue un levier
opérationnel majeur pour accompagner le changement des établissements de santé.

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A propos de CERCLH SOLUTIONS DIGITALES

Editeur de logiciels hospitalier Spécialisé dans la gestion des lits à travers sa solution Link Parcours.

CERCLH SOLUTIONS DIGITALES émane du cabinet de conseil CERCLH.

Nous souhaitons devenir un acteur incontournable pour optimiser les flux de patients Engagés dans une logique « de développement utilisateur final ».

Notre objectif : Vous soutenir dans vos démarches de pilotage et d’optimisation. Vous impliquer à nos processus de développement et proposer des fonctionnalités adaptées et personnalisées pour redonner du temps aux soignants.

Découvrir notre offre logicielle LinK Parcours : une solution logicielle spécialisée dans la gestion des lits hospitaliers. Elle vise à optimiser le parcours patient en fluidifiant la gestion des lits à travers une plateforme flexible et paramétrable, qui permet une gestion en temps réel des capacités, du service jusqu’au groupement hospitalier de territoire (GHT). Cette solution est utilisée pour optimiser la coordination des soins, la visibilité sur les lits disponibles, ainsi que la gestion des admissions, des sorties et des transferts de patients​.

Fonctionnalités principales de LinK Parcours :

1. Optimisation de la gestion des lits : Automatisation de la collecte des données de disponibilité en lits, permettant une gestion dynamique et en temps réel des lits disponibles. Cela renforce la fluidité des parcours de soins et diminue les délais d’hospitalisation​.
2. Amélioration de la visibilité des capacités en lits : LinK Parcours permet aux établissements d’avoir une vue précise et actualisée des lits disponibles à tout moment, facilitant ainsi les prises de décision éclairées sur l’occupation des lits et la gestion des flux​.
3. Décloisonnement des services : En centralisant les informations relatives à l’occupation des lits et aux besoins en soins à travers l’établissement, LinK Parcours facilite la communication entre services, ce qui optimise l’allocation des ressources et réduit les temps d’attente.
4. Interopérabilité : Compatible avec de nombreux outils de gestion administrative des patients et des services hospitaliers, LinK Parcours s’intègre bien dans les systèmes existants, ce qui permet de fluidifier les processus et d’assurer une gestion cohérente des données à travers différents systèmes et établissements.
5. Planification et gestion des sorties : La solution permet de planifier les sorties des patients bien avant leur départ, en anticipant les besoins post hospitalisation et en améliorant l’organisation des soins​.

Avantages du logiciel :

• Réduction des coûts : En optimisant l’utilisation des ressources hospitalières, LinK Parcours aide à réduire les coûts liés à la sous-utilisation des lits ou à la gestion inefficace des capacités​.
• Amélioration du service aux patients : Grâce à une meilleure gestion des lits, les patients bénéficient de soins plus rapides, avec moins de risques liés aux séjours prolongés​.
• Facilitation de la gestion en période de crise : En cas de situations exceptionnelles comme une épidémie, LinK Parcours permet une gestion plus réactive des lits et des ressources, améliorant ainsi la prise de décision rapide.

Pour en savoir plus https://cerclh.com/link-parcours-optimiser-la-gestion-des-lits/