Logiciel de gestion des lits LinK Parcours – Mode opératoire du déploiement

Le déploiement de la solution Link Parcours au sein d’un établissement, d’un Groupement Hospitalier de Territoire, repose sur une méthodologie rigoureuse visant à assurer son adoption efficace et pérenne par les professionnels de santé pour améliorer la prise en soins des patients par la fluidification des parcours. Ce processus suit une approche structurée en plusieurs étapes, chacune avec des objectifs précis d’un périmètre pilote d’un établissement à l’ensemble d’un groupement hospitalier de territoire.

1. Conditions préalables et facteurs de succès au déploiement du logiciel de gestion des lits LinK Parcours dans vos établissements

Avant d’entamer le déploiement de l’outil, il est essentiel de garantir certaines conditions pour maximiser les chances de réussite, en lien avec vos objectifs et besoins.

Objectifs :

• Définir un cadre stratégique clair aligné avec les objectifs de l’établissement.
• Assurer l’engagement des instances dirigeantes (Direction, PCME) pour légitimer la démarche.
• Impliquer et sensibiliser l’ensemble des parties prenantes.
• Mettre en place un plan d’accompagnement au changement efficace.

Actions à mettre en œuvre :

✅ Établir une politique claire : définir les objectifs stratégiques du projet (Amélioration des flux patients, amélioration de la coordination des soins, réduction des ruptures de parcours…).

✅ Mobiliser le top management : garantir le soutien actif des directions médicales et administratives.

✅ Partager la démarche : organiser des réunions d’information et de sensibilisation avec les professionnels de santé concernés.

✅ Préparer la conduite du changement : anticiper les freins et prévoir des actions pour favoriser l’adhésion (formation, accompagnement personnalisé, supports pédagogiques).

2. Lancer la démarche gestion des lits – Phase pilote

Le déploiement commence par une phase d’expérimentation dans un périmètre restreint avant d’être généralisé. Ce modèle est très conseillé. Le périmètre peut être un pôle d’un établissement, un secteur difficile pour la gestion des lits ou des unités déjà engagées dans cette démarche.

Objectifs du déploiement :

• Tester le logiciel de gestion des lits Link Parcours en conditions réelles sur un périmètre limité.
• Identifier les ajustements nécessaires avant une extension à grande échelle.
• Former un premier groupe d’utilisateurs et recueillir leurs retours d’expérience.

Actions à mettre en œuvre :

✅ Définir un périmètre expérimental représentatif : choisir un service ou une unité pilote où l’outil répond à un besoin clairement identifié.

✅ Former les acteurs clés : organiser des sessions de formation pour les médecins, cadres, infirmiers, aides-soignants, secrétariat et service social.

✅ Choisir des indicateurs de suivi : collecter l’ensemble des informations, mesurer l’impact sur l’organisation et la prise en charge des patients (exemple : temps moyen d’une admission, fluidité de la communication entre les acteurs). ✅ Faire un bilan de l’expérimentation : identifier les points bloquants et ajuster les processus avant l’extension.

3. Étendre le déploiement sur l’ensemble d’un établissement

Une fois la phase pilote validée, l’extension progressive du dispositif peut commencer.

Objectifs :

• Généraliser l’utilisation du logiciel de gestion des lits Link Parcours sur l’ensemble des services concernés.
• S’appuyer sur les retours d’expérience de la phase pilote pour ajuster le déploiement.
• Structurer la montée en charge à travers un accompagnement adapté.

Actions à mettre en œuvre :

✅ Répliquer la méthode d’expérimentation : élargir le déploiement par vagues successives, en intégrant progressivement les informations de nouveaux services.

✅ S’appuyer sur des ambassadeurs : mobiliser les premiers utilisateurs convaincus pour accompagner leurs collègues dans l’adoption de la solution.

✅ Communiquer et partager les retours d’expérience : organiser des réunions d’échanges, mettre en avant les bénéfices observés et répondre aux éventuelles inquiétudes des équipes.

✅ Renforcer la formation et le support : proposer un accompagnement individualisé aux nouveaux utilisateurs et assurer un support réactif.

4. Pérenniser l’usage et assurer l’amélioration continue des parcours

Le déploiement ne s’arrête pas une fois la mise en place de la solution : il est crucial de garantir son adoption sur le long terme.

Objectifs :

• Assurer l’intégration complète du logiciel de gestion des lits Link Parcours dans les pratiques des équipes médicales.
• Améliorer et continuer à optimiser le logiciel en fonction des retours des utilisateurs.
• Accompagner les nouvelles équipes et garantir un support efficace.

Actions à mettre en place :

✅ Instaurer un suivi post déploiement : analyser les indicateurs d’utilisation, identifier les éventuelles difficultés et apporter des solutions adaptées.

✅ Maintenir une dynamique de formation : proposer des sessions de formation régulières et intégrer le logiciel Link Parcours dans le parcours d’intégration des nouveaux professionnels.

✅ Collecter et traiter les retours d’expérience : organiser des groupes de travail pour identifier les axes d’amélioration et faire évoluer l’outil en fonction des besoins des équipes soignantes.

✅ Mettre en place un support technique et fonctionnel : assurer une assistance efficace pour répondre aux problématiques rencontrées par les utilisateurs des services.

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Conclusion

Le succès du déploiement du logiciel Link Parcours repose sur une approche méthodique et progressive, mettant l’accent sur :

✔ Une expérimentation encadrée pour valider l’implémentation de l’outil dans un premier périmètre représentatif des objectifs cibles à atteindre. ✔ Une généralisation progressive en s’appuyant sur les ambassadeurs et les retours d’expérience. ✔ Un accompagnement au changement structuré pour assurer une adoption efficace. ✔ Une dynamique d’amélioration continue pour adapter et améliorer Link Parcours aux utilisateurs et garantir sa pérennité.

En mettant en œuvre ce mode opératoire, l’outil Link Parcours pourra s’intégrer pleinement dans les pratiques des équipes et contribuer à l’optimisation de la gestion des lits, des séjours et du parcours patient.

A propos de CERCLH SOLUTIONS DIGITALES

Editeur de logiciels hospitalier Spécialisé dans la gestion des lits à travers sa solution Link Parcours.

CERCLH SOLUTIONS DIGITALES émane du cabinet de conseil CERCLH.

Nous souhaitons devenir un acteur incontournable de la gestion des lits. Engagés dans une logique « de développement utilisateur final ».

Notre objectif : Vous soutenir dans vos démarches de pilotage et d’optimisation. Vous impliquer à nos processus de développement et proposer des fonctionnalités adaptées et personnalisées pour redonner du temps aux soignants.

Découvrir notre offre logicielle LinK Parcours : une solution logicielle spécialisée dans la gestion des lits hospitaliers. Elle vise à optimiser le parcours patient en fluidifiant la gestion des lits à travers une plateforme flexible et paramétrable, qui permet une gestion en temps réel des capacités, du service jusqu’au groupement hospitalier de territoire (GHT). Cette solution est utilisée pour optimiser la coordination des soins, la visibilité sur les lits disponibles, ainsi que la gestion des admissions, des sorties et des transferts de patients​.

Fonctionnalités principales de LinK Parcours :

1. Optimisation de la gestion des lits : Automatisation de la collecte des données de disponibilité en lits, permettant une gestion dynamique et en temps réel des lits disponibles. Cela renforce la fluidité des parcours de soins et diminue les délais d’hospitalisation​.
2. Amélioration de la visibilité des capacités en lits : LinK Parcours permet aux établissements d’avoir une vue précise et actualisée des lits disponibles à tout moment, facilitant ainsi les prises de décision éclairées sur l’occupation des lits et la gestion des flux​.
3. Décloisonnement des services : En centralisant les informations relatives à l’occupation des lits et aux besoins en soins à travers l’établissement, LinK Parcours facilite la communication entre services, ce qui optimise l’allocation des ressources et réduit les temps d’attente.
4. Interopérabilité : Compatible avec de nombreux outils de gestion administrative des patients et des services hospitaliers, LinK Parcours s’intègre bien dans les systèmes existants, ce qui permet de fluidifier les processus et d’assurer une gestion cohérente des données à travers différents systèmes et établissements​6-LinkParcours niveau d….
5. Planification et gestion des sorties : La solution permet de planifier les sorties des patients bien avant leur départ, en anticipant les besoins post hospitalisation et en améliorant l’organisation des soins​.

Avantages du logiciel :

• Réduction des coûts : En optimisant l’utilisation des ressources hospitalières, LinK Parcours aide à réduire les coûts liés à la sous-utilisation des lits ou à la gestion inefficace des capacités​.
• Amélioration du service aux patients : Grâce à une meilleure gestion des lits, les patients bénéficient de soins plus rapides, avec moins de risques liés aux séjours prolongés​.
• Facilitation de la gestion en période de crise : En cas de situations exceptionnelles comme une épidémie, LinK Parcours permet une gestion plus réactive des lits et des ressources, améliorant ainsi la prise de décision rapide.

Pour en savoir plus https://cerclh.com/link-parcours-optimiser-la-gestion-des-lits/

A propos de Cerclh cabinet conseil

Depuis plus de 15 ans, CERCLH vous accompagne dans vos transformations organisationnelles.

Le cabinet de conseil CERCLH accompagne les acteurs de la santé dans leurs missions auprès des patients et usagers d’aujourd’hui et de demain. Il est un partenaire unique dans l’identification des solutions organisationnelles et dans l’optimisation des services hospitaliers et médico-sociaux, publics ou privés.

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