L’établissement privé Belharra, implanté à Bayonne, est un acteur majeur de la chirurgie dans le Sud-Aquitaine. Il fait partie du groupe Ramsay Santé et accueille plus de 50 000 patients chaque année. Avec environ 600 salariés et plus de 150 praticiens libéraux, l’établissement de santé offre une prise en charge pluridisciplinaire intégrée dans un projet médical ambitieux porté par le Pôle Aquitaine de Ramsay Santé.
Depuis son ouverture en 2015, il s’est doté d’un plateau technique de pointe comprenant 20 salles opératoires, dont 4 dédiées à l’endoscopie.
La Clinique Belharra poursuit plusieurs axes stratégiques pour maintenir son leadership régional en chirurgie :
- Développement de la chirurgie ambulatoire
- Intégration dans un parcours de soins coordonné avec les autres établissements du groupe
- Participation à la réduction des délais de prise en charge grâce à une meilleure organisation des blocs opératoires
Dans ce contexte de recherche constante de performance, la Direction de l’établissement a engagé une démarche d’optimisation du bloc opératoire, avec l’appui du cabinet CERCLH, spécialisé conseil en organisation des établissements de santé.
Le contexte et les enjeux des blocs opératoires : une volonté affirmée d’amélioration continue
Face à des évolutions organisationnelles multiples (gestion des flux, convocations, brancardage, bionettoyage…), l’établissement a tenté une organisation par filière. Toutefois, cette approche a généré des silos, freinant la transversalité attendue.
Consciente des résistances persistantes à l’augmentation des rythmes de travail, la direction a sollicité un accompagnement externe pour :
- Analyser et améliorer la productivité du bloc opératoire,
- Apporter un regard neuf sur des pistes d’amélioration,
- Stabiliser l’organisation,
- Favoriser l’adhésion des équipes au changement.
Les objectifs de la mission
L’approche structurée de CERCLH s’articule autour de cinq axes majeurs :
1. Un audit de l’organisation actuelle des blocs opératoires
Avant toute transformation, il est essentiel de comprendre finement le fonctionnement existant. L’audit réalisé repose sur une analyse croisée des données d’activité, des observations terrain et des entretiens avec les professionnels.
Cet état des lieux permet, entre autres, de :
- Mettre en lumière les écarts entre les pratiques et les procédures,
- Comprendre l’environnement du parcours et l’expérience du futur opéré, les liens entre les différents secteurs (hospitalisation et bloc opératoire),
- Évaluer la maturité du pilotage et la capacité d’adaptation de l’organisation.
2. La mobilisation des équipes autour des leviers d’amélioration
La réussite d’un projet de transformation repose sur l’adhésion des équipes. Nos experts s’attachent à créer les conditions d’un dialogue constructif, en valorisant l’expertise des professionnels de terrain. Et ce quel que soit le secteur d’activité: bloc opératoire, hospitalisation, imagerie, urgences, …
Plusieurs leviers sont mobilisés :
- Ateliers participatifs pour co-construire les solutions en définissant le cadre de travail,
- Restitutions intermédiaires pour partager les constats,
- Identification de référents internes pour porter les actions.
3. Un renforcement de la coordination entre les acteurs
Le bloc opératoire est un espace de convergence entre de nombreux métiers. Une coordination fluide est indispensable pour garantir la sécurité, la qualité et la performance. Par exemple, cela passe par :
- La formalisation des rôles et responsabilités,
- La mise en place de rituels de coordination (briefings, points hebdo…),
- Le renforcement de la communication interservices, notamment avec les unités d’hospitalisation et les services logistiques.
4. L’union des forces pour piloter ensemble le parcours patient
L’un des enjeux majeurs est de sortir d’une logique en silo pour aller vers une gouvernance partagée. L’établissement de santé met en place une cogestion opérationnelle, fondée sur des objectifs communs.
Ce projet implique :
- Une vision partagée du parcours patient,
- Des indicateurs communs de performance,
- Une implication conjointe des encadrants du bloc et des services d’aval.
5. Un accompagnement au changement
Le changement ne se décrète pas, il s’accompagne.
CERCLH propose un suivi personnalisé des établissements, en mode projet, pour garantir la mise en œuvre effective des mesures.
Les modalités d’accompagnement :
- Suivi régulier du plan d’action et du tableau de bord de suivi,
- Appui méthodologique sur des outils concrets (parcours patients, méthode 5S…),
- Coaching des pilotes pour ancrer les nouvelles pratiques dans la durée.
Audi organisationnel du bloc opératoire et plan d’amélioration
Optimisation du parcours patient : des marges de progression identifiées
Plusieurs axes d’évolution sont identifiés pour renforcer l’efficience des parcours de soins et la qualité de la prise en charge sur le secteur interventionnel.
La formalisation des chemins cliniques au sein de l’établissement garantit une coordination fluide entre entre les médecins et les paramédicaux, amène à standardiser les pratiques, et induit une traçabilité optimale des étapes du parcours de l’opéré.
Le circuit patient debout a tout intérêt à être déployé. Cette approche, centrée sur l’autonomie du futur opéré et son parcours au sein du bloc opératoire, est particulièrement adaptée à la chirurgie ambulatoire. Ce modèle, sponsorisé depuis 2020 par le Comité d’Optimisation des Parcours patients RAC & Ambulatoire de la SFAR, vise à préserver la dignité du patient, le maintenir acteur de sa prise en charge, et diminuer l’anxiété préopératoire. Cette initiative valorise le rôle du brancardier, améliore l’efficacité du bloc opératoire, fluidifie les parcours et renforce la relation humaine.
Flux logistiques : la communication et la gestion des stocks en point de mire
L’amélioration de la communication interservices, notamment entre le bloc opératoire et la pharmacie, est un aspect primordial dans la fluidification des flux logistiques et, in fine, la prise en soins des opérés. Une meilleure circulation de l’information contribue à réduire les erreurs, les retards et les incompréhensions, tout en renforçant la cohésion des équipes.
Enfin, l’optimisation du rangement du matériel est identifiée comme un levier concret pour gagner en efficacité. Un stockage mieux organisé, accessible et standardisé permet de limiter les pertes de temps, de sécuriser les dispositifs médicaux et de faciliter la préparation des interventions.
Encadrement et animation des équipes : un dynamisme à conserver
Des départs au sein de l’encadrement du bloc opératoire et la réorganisation institutionnelle envisagée nécessitent de communiquer autour de ces nouvelles organisations, sur les missions de chacun des cadres ou référents et la coordination de tous.
L’animation des équipes de professionnels du secteur interventionnel de l’établissement en découle, il semble nécessaire de conforter les réunions par métier, tout en développant les groupes de travail pluridisciplinaires pour la gestion des projets de service.
Pilotage et performance : se doter d’outils décisionnels
L’optimisation du processus de programmation constitue un levier stratégique essentiel pour dynamiser l’activité d’un bloc opératoire. Il est primordial de respecter la procédure institutionnelle : figer le programme opératoire au moment de la cellule de régulation, éviter les modifications d’intervention réalisées de manière non concertée, qui sortent du cadre.
L’analyse menée a également mis en évidence la nécessité de repenser l’organisation des vacations opératoires. Pour se faire, il est recommandé de mettre en place une planification plus rigoureuse et dynamique, fondée sur une évaluation fine des besoins réels, des volumes d’activité et des contraintes spécifiques à chaque spécialité.
Cette démarche doit s’accompagner de la création d’un tableau de bord de contrôle opérationnel, véritable outil d’aide à la décision des blocs opératoires. Ce tableau de bord permet de suivre en temps réel les indicateurs clés de performance (taux d’occupation, retards, annulations, débordements, etc.), d’identifier les points de friction et d’ajuster les plannings de manière proactive.
L’accompagnement à la mise en œuvre du plan d’amélioration
Pour initier la mise en œuvre et pérenniser la conduite de changement, notre appui s’est déroulé sur 6 mois.
Une démarche structurée et collaborative
Pour donner suite à l’étape de diagnostic, des temps de réflexion pluridisciplinaires sont organisés pour impliquer les professionnels dans la formalisation des propositions d’optimisation.
La méthodologie proposée a pour objectif de réaliser des résultats rapides, mais surtout inscrits dans la durée.
Le facteur clé de succès pour garantir la pérennité des actions conduites est d’en confier la responsabilité à des acteurs internes.
Pour que ces derniers soient pleinement investis de cette responsabilité, ils doivent être porteurs de ces initiatives. C’est pourquoi nous proposons un accompagnement dans une logique de « faire faire » et « faire avec », en mobilisant les acteurs sous la forme de groupes de travail.
Cette étape se traduit par :
- La formalisation d’un plan d’action avec priorisation et indicateurs de suivi,
- La nomination de pilotes d’action pour chaque chantier.
L’accompagnement des professionnels du bloc opératoire se fait par un suivi en mode projet pour garantir l’avancement : des temps d’échanges mensuels permettent de mesurer les avancées des actions réalisées, les difficultés éventuelles, les points d’attention et l’évaluation des risques.
L’ensemble de ces éléments est présenté de manière régulière au COPIL afin d’acter le degré d’avancement de chaque action et d’arbitrer si nécessaire.
Des leviers concrets pour transformer l’organisation
En complément d’un accompagnement en mode projet, nos experts assistent également l’établissement sur des réflexions concrètes et opérationnelles.
Le Comité de pilotage a validé le besoin d’appui opérationnel sur 3 sujets :
- L’initialisation des chemins cliniques,
- Une réflexion approfondie sur le parcours patient.
- Et la mise en œuvre de la méthode « 5S » pour améliorer l’environnement de travail au sein des blocs.
La méthode « 5S » est une technique de gestion japonaise visant à améliorer l’organisation et l’efficacité des espaces de travail. Elle se traduit en français par les actions de débarrasser, nettoyer, ranger, tenir en ordre et respecter les règles.
Le management visuel est l’une des clés de cette méthode, pour maintenir les règles de vie et favoriser l’ancrage et la mise en place du système d’amélioration continue.
Nous assistons les équipes dans la définition des secteurs concernés, la planification du déroulement selon le découpage de zones et la définition des modes opératoires.
L’évaluation des actions et la démarche d’amélioration continue ont pour support une grille d’audit spécifique. Les résultats obtenus sont présentés au moment du COPIL et des réunions d’équipes.
Pour conclure
La mission menée auprès des soignants de la Clinique Belharra illustre l’importance d’un accompagnement structuré pour pérenniser l’efficience du bloc opératoire. En mobilisant les agents autour d’un projet commun, en renforçant la coordination et en développant un pilotage rigoureux, l’établissement se donne les moyens d’atteindre ses objectifs de performance et de qualité.
Nos experts proposent également des ateliers interactifs pour sensibiliser les équipes aux bonnes pratiques et favoriser une appropriation rapide des outils. Ces ateliers peuvent inclure des démonstrations concrètes de la méthode « 5S » ou de la formalisation des parcours patients, ainsi que des exercices collaboratifs pour identifier les points de perfectionnement spécifiques à chaque secteur. Grâce à cette démarche participative, les professionnels développent une culture d’efficacité et de rigueur, essentielle pour garantir la durabilité des changements instaurés.
👉 Pour en savoir plus sur notre approche et découvrir comment développer l’efficience du bloc opératoire, cliquez ici.
Et si vous souhaitez comprendre les défis autour de l’accompagnement des organisations hospitalières dans leurs projet de reconstruction, nous vous invitons à consulter notre dernier article de blog sur ce sujet.
