Contexte et problématiques initiales

Le projet Link Parcours a été lancé au premier trimestre 2021avec l’ambition d’équiper environ 1900 lits sur l’ensemble du CHR de Metz-Thionville. Toutes les équipes – cadres, médecins, infirmières, aides-soignantes et secrétaires – avaient été formées
dès le départ, et chaque service disposait de la liberté de déployer l’outil à son rythme. Pourtant, malgré un lancement institutionnel solide, l’adhésion a très vite révélé ses limites.

Deux problèmes majeurs ont freiné l’élan initial. D’abord, une résistance notable du corps médical, qui s’est rapidement traduite par une faible appropriation de l’outil. Ensuite, un obstacle technique important : le logiciel se déconnectait régulièrement,
obligeant les équipes à se reconnecter sans cesse.

Comme le résume Caroline Hartmann, « au début, les équipes continuaient d’utiliser les fiches en T, les agendas
et les kardex. Les soignants devaient faire une double utilisation, ce qui freinait complètement l’adhésion. »
Cette double saisie a largement contribué au faible usage observé lors des premiers mois.

— Caroline HARTMANN Cadre de Santé – Chirurgie cardiaque et vasculaire CHR Metz-Thionville

Une nouvelle méthodologie : recentrer l’approche et accompagner autrement

Face à ce constat, l’équipe de pilotage a revu sa stratégie. Plutôt qu’un déploiement massif et simultané, il a été décidé de concentrer les efforts sur deux « super-pilotes » : la chirurgie cardiaque et l’hépato-gastroentérologie. Ce choix reposait à la fois sur la
motivation des cadres de ces services et sur leur capacité à servir de laboratoire méthodologique.

L’accompagnement a alors changé de nature. Au lieu de simples formations, les équipes ont bénéficié d’une présence rapprochée, d’un suivi continu et d’une écoute active de leurs besoins réels. Tous les acteurs du service ont été intégrés à la démarche, y compris des professionnels qui n’étaient pas ciblés au départ : aides-soignantes, secrétaires, service social. Ce changement d’échelle a permis une
appropriation plus collective du logiciel.

La disparition progressive des outils papier

Au fil de l’utilisation, les équipes ont constaté que le logiciel remplissait ses promesses. Les supports historiques – triptyques, fiches en T, agendas papier, parfois même en double exemplaire entre secrétariat et service – ont commencé à disparaître.

Caroline Hartmann observe ainsi : « lorsque nous avons commencé à adapter l’outil à nos besoins – couleurs par spécialité, télémétries, écrans dédiés – les équipes ont enfin pu se l’approprier et nous avons vu disparaître progressivement tous les supports papier. »

Ce basculement a marqué une étape symbolique du projet : le numérique n’était plus un outil parallèle, mais bien le référentiel unique de l’unité.

Une solution ajustée au quotidien des équipes

L’une des forces du projet a été la capacité à adapter rapidement le logiciel aux besoins concrets des services.
Cette réactivité a contribué à transformer la perception de l’outil, qui n’était plus vécu comme un cadre imposé, mais comme un instrument modulable et construit avec les
équipes.

Des demandes pratiques ont été intégrées : codage couleur par chirurgien, harmonisation des icônes d’isolement, filtrage par médecin, suivi des télémétries…
Ces ajustements successifs ont renforcé la confiance des utilisateurs et donné au logiciel une dimension véritablement opérationnelle.

Les gains obtenus et les facteurs de succès

La montée en puissance du projet a produit des effets mesurables dans le quotidien des équipes. La dématérialisation a mis fin à la multiplication des supports manuscrits, source de confusion et de perte de temps. Les déplacements inutiles ont diminué, notamment pour le suivi des télémétries ou la recherche de patients. Le parcours patient est devenu plus fluide, en particulier dans les disciplines où les transferts sont nombreux.

Cette réussite repose sur plusieurs piliers essentiels : l’implication des cadres de santé, la personnalisation du logiciel, un accompagnement de proximité et, surtout, l’action déterminante des ambassadeurs.

Le rôle stratégique des ambassadeurs

L’apparition du rôle d’ambassadeur a marqué un tournant décisif.
Contrairement au référent, centré sur son service, l’ambassadeur intervient de manière transversale, auprès des cadres comme des équipes, pour faciliter l’appropriation du logiciel.

Maxime Sansalone résume bien cette fonction nouvelle : « Le rôle d’ambassadeur a été essentiel : en tant que cadre, on parle le même langage que nos collègues. Cela facilite les échanges, apaise les résistances et permet d’expliquer le projet de manière plus adaptée aux équipes. »
Maxime SANSALONE Cadre de santé – USIC, Plateau Technique de Cardiologie et HDJ

Les ambassadeurs assurent également le lien entre le terrain et l’éditeur, reformulent les besoins, ajustent le discours et accompagnent les formations. Ils incarnent la dynamique du changement, garantissant une diffusion homogène des bonnes pratiques.

Les Ambassadeurs, le moteur de la transformation
Le déploiement de Link Parcours au CHR de Metz-Thionville montre qu’une transformation organisationnelle ne repose pas uniquement sur un outil, mais sur la capacité à créer des relais solides auprès des équipes. Après un démarrage compliqué, marqué par des freins techniques et une adhésion limitée, le projet s’est véritablement consolidé lorsque les ambassadeurs ont été identifiés et pleinement
investis.

Leur rôle a largement dépassé celui de référents techniques : ils ont été les moteurs de la transformation, capables d’ajuster le discours, d’écouter les équipes, de rassurer, d’expliquer et de maintenir la cohérence du déploiement multisites.

Grâce à leur implication continue, Link Parcours est devenu un outil réellement intégré au fonctionnement hospitalier, soutenant un pilotage des lits plus fluide, plus fiable et mieux partagé.
En définitive, si la réussite du projet tient à la qualité de l’outil et à l’adaptation méthodologique, elle repose avant tout sur ces ambassadeurs qui ont su incarner la transformation et en faire un succès durable.

LinK Parcours : un outil support à la transformation des parcours et des flux patients

L’offre logicielle LinK Parcours est un outil structurant dans la conduite des projets de gestion des flux et des parcours patients. La solution ne saurait se substituer à une vision institutionnelle forte ni à une gouvernance bien établie, il constitue un levier
opérationnel majeur pour accompagner le changement des établissements de santé.

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A propos de CERCLH SOLUTIONS DIGITALES

Editeur de logiciels hospitalier Spécialisé dans la gestion des lits à travers sa solution Link Parcours.

CERCLH SOLUTIONS DIGITALES émane du cabinet de conseil CERCLH.

Nous souhaitons devenir un acteur incontournable pour optimiser les flux de patients Engagés dans une logique « de développement utilisateur final ».

Notre objectif : Vous soutenir dans vos démarches de pilotage et d’optimisation. Vous impliquer à nos processus de développement et proposer des fonctionnalités adaptées et personnalisées pour redonner du temps aux soignants.

Découvrir notre offre logicielle LinK Parcours : une solution logicielle spécialisée dans la gestion des lits hospitaliers. Elle vise à optimiser le parcours patient en fluidifiant la gestion des lits à travers une plateforme flexible et paramétrable, qui permet une gestion en temps réel des capacités, du service jusqu’au groupement hospitalier de territoire (GHT). Cette solution est utilisée pour optimiser la coordination des soins, la visibilité sur les lits disponibles, ainsi que la gestion des admissions, des sorties et des transferts de patients​.

Fonctionnalités principales de LinK Parcours :

1. Optimisation de la gestion des lits : Automatisation de la collecte des données de disponibilité en lits, permettant une gestion dynamique et en temps réel des lits disponibles. Cela renforce la fluidité des parcours de soins et diminue les délais d’hospitalisation​.
2. Amélioration de la visibilité des capacités en lits : LinK Parcours permet aux établissements d’avoir une vue précise et actualisée des lits disponibles à tout moment, facilitant ainsi les prises de décision éclairées sur l’occupation des lits et la gestion des flux​.
3. Décloisonnement des services : En centralisant les informations relatives à l’occupation des lits et aux besoins en soins à travers l’établissement, LinK Parcours facilite la communication entre services, ce qui optimise l’allocation des ressources et réduit les temps d’attente.
4. Interopérabilité : Compatible avec de nombreux outils de gestion administrative des patients et des services hospitaliers, LinK Parcours s’intègre bien dans les systèmes existants, ce qui permet de fluidifier les processus et d’assurer une gestion cohérente des données à travers différents systèmes et établissements.
5. Planification et gestion des sorties : La solution permet de planifier les sorties des patients bien avant leur départ, en anticipant les besoins post hospitalisation et en améliorant l’organisation des soins​.

Avantages du logiciel :

• Réduction des coûts : En optimisant l’utilisation des ressources hospitalières, LinK Parcours aide à réduire les coûts liés à la sous-utilisation des lits ou à la gestion inefficace des capacités​.
• Amélioration du service aux patients : Grâce à une meilleure gestion des lits, les patients bénéficient de soins plus rapides, avec moins de risques liés aux séjours prolongés​.
• Facilitation de la gestion en période de crise : En cas de situations exceptionnelles comme une épidémie, LinK Parcours permet une gestion plus réactive des lits et des ressources, améliorant ainsi la prise de décision rapide.

Pour en savoir plus https://cerclh.com/link-parcours-optimiser-la-gestion-des-lits/