Link Parcours optimiser la gestion des lits
Harmoniser et fluidifier
les parcours de soins
L’organisation du séjour au sein d’un établissement de soins est devenue extrêmement complexe face à l’augmentation croissante du flux de patients dans les hôpitaux. De plus, les professionnels de santé rencontrent au quotidien un manque de visibilité sur l’occupation effective en temps réel et prévisionnel des ressources en lits.
Il en résulte une embolisation des ressources du personnel de santé et une augmentation significative du délai d’hospitalisation.
Les établissements souffrent donc d’un réel dysfonctionnement dans la gestion et l’hébergement de leurs patients. Les effets constatés sont multiples et engendrent un engorgement des urgences, des déprogrammations, des hébergements non organisés, un renseignement des préparations incomplètes.
Notre solution logicielle LinK Parcours va permettre d’harmoniser et de fluidifier les parcours de soins, tout en favorisant les échanges d’informations.
Repenser l’ordonnancement des lits
Ce phénomène entraîne une réelle dégradation de la prise en charge des patients, ainsi qu’une forte incidence économique.
Il est donc primordial de repenser l’ordonnancement des lits dans une logique d’optimisation de la gestion capacitaire.
Les données de santé doivent donc permettre d’organiser le parcours de soin davantage autour du patient ainsi que dans sa globalité.
Couverture fonctionnelle
GHT
Établissements
Services d'urgences
Utilisateurs
Lits et places
La couverture fonctionnelle du logiciel LinK Parcours permet de répondre aux difficultés de gestion des flux des hospitaliers de la manière suivante:
- Amélioration de la visibilité des capacités réelles et prévisionnelles à l’échelle d’un service,
- Décloisonnement de l’activité Multi service par pôle au sein d’un hôpital,
- Augmentation de la coordination et de l’anticipation des capacités en lits inter établissements.
Interopérable
Interfacé avec toutes les gestions administratives du marché
Intuitif
Prise en main naturelle
Flexible
Personnalisation des interfaces selon les pratiques et les
besoins
Stable
Déployé dans 6 groupes hospitaliers de territoire soit 31 établissements
Optimiser la gestion des lits
LinK Parcours est une solution flexible et entièrement paramétrable, permettant ainsi une adaptation aux usages au sein des services, au sein d’un même établissement ou de plusieurs établissements.
Améliorer la visibilité
de la capacité en lits
Le manque de visibilité de la capacité en lits à l’échelle d’un service est une problématique récurrente au sein des établissements non équipé d’une solution logicielle dédiée.
La cellule de gestion des lits doit faire un recensement des disponibilités. Elle doit contacter chaque unité fonctionnelle plusieurs fois par jours afin de collecter les données qui sont saisies manuellement et partagées avec à la Direction de l’établissement.
De plus ces données restent déclaratives et sont bien souvent dépassées lorsqu’elles sont partagées.
Le but est donc d’obtenir la visibilité sur la disponibilité en lits le jour même et évaluez le volume de réservations prévisionnel du lendemain.
Pour un établissement moyen de 500 lits, ce processus de recensements est estimé à 3 heures par jour.
Automatiser la collecte de données
Il est donc primordial d’Automatiser le processus de collecte des données de disponibilité en lits en temps réel et prévisionnel au niveau de l’établissement, du groupement hospitalier de territoire et de la plateforme du Répertoire Opérationnel des Ressources.
Grâce à la solution logicielle Link Parcours la cellule a accès en temps réel à la disponibilité en lits. Les échanges et le partage des informations des lits se font en temps réel.
Le recensement téléphonique est supprimé au profit de la coordination entre les besoins d’hospitalisation des urgences et les services..
Link Parcours va permettre
- • D’anticiper les besoins et optimiser la prise en charge du patient,
- • De diminuer le délai d’hospitalisation,
- • De limiter les attentes sur un brancard et les risques de morbidité.
La mise en place de LinK Parcours va fluidifier la gestion des données au niveau des services jusqu’aux urgences.
Optimiser la gestion
des préparations de sortie
La gestion des entrées et des sorties dans un service de soins se fait dans la majorité des cas sur des fiches papiers.
Lors de l’admission d’un nouveau patient une fiche patient est créée comportant les informations suivantes Code barre patient imprimé (IPP, NDA Nom, Prénom, Date de naissance, âge etc.), la date d’admission, sa demande de chambre seule O/N etc. puis la fiche est placée sur une chambre ou en file d’attente.
Le personnel médical doit donc maintenir à jour les fiches toute la journée en fonction des informations connues relatives aux entrées ou aux décisions de sorties afin de prévoir
- Les changements de lits,
- Les transferts,
- Les préparations de sortie (date de sortie).
Les médecins accèdent à ce planificateur pour voir les mouvements patients et échanger avec les cadres et IDE de l’organisation du service.
Un partage des informations optimisées
LinK Parcours est disponible sur l’ensemble des postes du service.
Un écran dédié permet de disposer des informations des entrées et des sorties en continue.
L’ensemble des actions prévisionnelles sont renseignées dans l’outil tel que :
- Un changement de lit,
- Une déprogrammation,
- Une pré admission,
- Une préparation de sortie.
Link Parcours va permettre
- • D’éviter la resaisie d’information et l’impression des codes barre des patients,
- • Améliore la gestion des préparations de sortie Le logiciel est alimenté par les mouvements patients effectués dans l’outil de gestion administrative du malade.
Un usage collaboratif des données
L’usage collaboratif permet de partager les temps de renseignement et d’assurer les mises à jour des évènements en continue toute la journée.
Cela facilite le pilotage de l’activité du service et les besoins en lits pour les urgences.
Plus de resaisie et d’impression code barre patient.
Les avantages de l’utilisation de Link Parcours au sein d’un service :
- Optimisation des programmations,
- Échange et partage de données en temps réel des disponibilités en lits,
- Mise à jour en temps réel des données organisationnelles des unités fonctionnelles,
- Planification du plan d’occupation et des flux sortants,
- Anticipation des blocages,
- Amélioration des sorties administratives des mouvements entrants et sortants.
LinK Parcours améliore les processus métiers et la coordination entre les différents acteurs pour la planification du Bloc Opératoire et du séjour dans le service de chirurgie.
Il permet de supprimer les étapes matérialisées du planning par le secrétariat de consultation et le partage par mail au secrétariat d’hospitalisation et au service.
L’outil supprime également les étapes de partage des mises à jour du planning du Bloc et du séjour
Décloisonner les services
Le déploiement de Link Parcours à l’échelle d’un établissement :
- Favorise l’échange et le partage des données entre les services,
- Centralise les données pour une vision commune des données en temps réel,
- Fluidifie la coordination inter services,
- Améliore l’anticipation des prévisions de transferts et des pré admissions inter service,
- Automatise les renseignements des hébergements de l’unité fonctionnelle.
Il en résulte une meilleure gestion des tensions et une diminution des hébergements non gérés.
Une fluidification des urgences
L’utilisation de la solution Link Parcours à l’échelle d’un établissement permet une fluidification des urgences, et une meilleure coordination des besoins d’hospitalisation.
La solution logicielle favorise le partage de données inter service et améliore le partage d’information relative à une entrée directe depuis le secrétariat du service.
La cellule de gestion des lits devient plus efficace grâce à la vision temps réels des capacités en lits.
Link Parcours va permettre
- À la cellule de gestion des lits de devenir plus efficace grâce à la vision temps réels des capacités en lits.
Décloisonner les établissements
La mise en place d’un plan blanc contient des mesures d’organisations destinées à faire face à une situation sanitaire exceptionnelle ou une activité accrue d’un hôpital.
Il est donc nécessaire dans ce cas précis de prendre des décisions complexes et rapides afin de faire face à cette situation d’urgence.
Les enjeux sont multiples et passent par :
- Le pilotage l’établissement de santé pour répondre à la situation de crise,
- La coordination des professionnels de santé,
- La visibilité sur les moyens matériels et logistiques de l’établissement,
- L’adaptation de l’activité médicale de l’établissement face à cette situation de crise.
Anticiper les moyens matériels et humains
LinK Parcours déployé au sein d’un groupement hospitalier de territoire va permettre de répondre à l’ensemble de ces points.
La solution logicielle va permettre :
- La mise en place de tableau de bord reflétant les indicateurs de performances en temps réel sur la gestion capacitaire en lits,
- Une grande capacité d’anticipation des moyens matériels et humains,
- Une coordination parfaite entre établissement d’un groupe hospitalier de territoire.
Link Parcours va permettre
- Une vision globale de l’activité capacitaire en lits des hôpitaux au niveau d’un GHT.
Interopérabilité de notre solution
Dans le cadre des démarches d’optimisation de la gestion des lits l’interopérabilité est fondamentale. Elle conditionne la bonne coordination des soins, le suivi des patients et permet de redonner du temps aux professionnels de santé pour la prise en charge des patients. LinK Parcours propose des services d’interopérabilité selon les exigences du Ségur numérique.
CALENDRIER RDV
BLOC OPÉRATOIRE
- Date d’intervention
- Motif
- Durée de passage au bloc
IDENTITÉS/MOUVEMENTS
- GAM Multi ETS juridique
- GAM SIH
- ServeurRapprochement d’Identité
LDAP ANNUAIRE
UTILISATEURS
- Active Directory
- LDAP Établissement
PLATEFORME DU ROR
- Disponibilité en lits (MCO SSR)
- Disponibilité en places (EHPAD)
- Disponibilité en casier mortuaire
- Déclaration des décès
CALENDRIER RDV BLOC OPÉRATOIRE
LinK Parcours dispose d’un module dédié à l’intégration des flux des rendez-vous du Bloc Opératoire. L’outil intègre le motif de passage au bloc, la date et le temps d’intervention pour l’optimisation de la gestion des séjours des patients en chirurgie.
IDENTITÉS/MOUVEMENTS
LinK Parcours dispose d’un module de Gestion Administrative du Malade (GAM) pour les identités et les mouvements. L’outil gère la totalité des informations de prise en charge (Pré admission, admission, changement de lit, changement de service, sortie).
Un connecteur applicatif GAM ou DPI est disponible pour l’ensemble des GAM du marché.
Nous sommes compatibles avec le standard d’échange HL7 profil IHE PAM 2.5.
Le dépôt des fichiers se fait au travers d’un bus EAI afin de sécuriser les flux vers le répertoire du serveur LinK Parcours. L’outil propose une gestion Bidirectionnelle des mouvements patients afin de limiter la saisie des mouvements par les opérateurs de la GAM ou du DPI.
Pour répondre aux exigences de sécurité de l’identité patient, LinK Parcours intègre également l’Identité Nationale de Santé (INS) dans les flux d’identités.
LDAP ANNUAIRE UTILISATEURS
L’outil dispose d’un connecteur d’alimentation des profils utilisateurs de l’active directory de chaque établissement.
LinK Parcours permet l’implémentation automatique des droits pour les différents profils utilisateurs.
RÉPERTOIRE OPÉRATIONNEL DES RESSOURCES
LinK Parcours alimente le serveur régional de la disponibilité des informations selon le cahier des charges des plateformes du Répertoire Opérationnel des Ressources.
MISE EN PRODUCTION
Selon la taille de l’établissement et du nombre de services à implémenter, le délai de mise en production dépendra du nombre d’utilisateurs à former et du nombre de postes clients.
Pour un périmètre de déploiement de 400 lits au sein d’un établissement, le délai de mise en production est de 6 mois.
« La solution Link Parcours nous a permis de rentrer dans une totale transparence de l’information capacitaire au niveau du GHT. Ce partage en temps réel de l’information a contribué à limiter les pertes de temps à chercher un lit et supprimer le recensement téléphonique. L’outil nous a également permis de nous réinterroger sur nos processus et nos pratiques et à optimiser notre organisation. »
Une approche modulaire
Vision activité
des urgences
- Visualiser les besoins d’hospitalisation par les services.
- Partager les délais de prise en charge patient.
- Alerter sur la réception des examens et les surcharges.
- Informer les patients du délai de passage.
Vision activité
des casiers
- Informer le service de brancardage d’un décès.
- Gérer et partager les casiers libres et occupés.
- Automatiser le ROR disponibilité des casiers.
- Gérer la facturation des pompes funèbres.
Vision activité
des urgences
- Visualiser les besoins d’hospitalisation par les services.
- Partager les délais de prise en charge patient.
- Alerter sur la réception des examens et les surcharges.
- Informer les patients du délai de passage.
Vision activité
des casiers
- Informer le service de brancardage d’un décès.
- Gérer et partager les casiers libres et occupés.
- Automatiser le ROR disponibilité des casiers.
- Gérer la facturation des pompes funèbres.
Autres solutions proposées
par CERCLH Solutions Digitales
Outils de pilotage de la performance
Évaluation de la pertinence des journées d’hospitalisation
Piloter la performance de vos organisations hospitalières
Logiciel de suivi de la performance des blocs opératoires
Le suivi ambulatoire UCA
Suivi des performances du service imagerie
