Le Centre Hospitalier de Mâcon a choisi de collaborer avec CERCLH pour analyser et optimiser ses flux logistiques hospitaliers.
Le Centre Hospitalier de Mâcon est un établissement de santé dynamique et en pleine expansion, situé au sud du département de Saône-et-Loire.
Il offre une diversité de soins avec plus de 1 014 lits et emploie plus de 2 000 agents.
Confronté à des organisations historiques qui ne correspondent plus forcément aux attentes des services ou encore à une recherche d’efficience globale, il demande l’appui de CERCLH.
L’objectif de la mission est de réévaluer la logistique hospitalière en examinant la qualité des flux logistiques de la restauration, du magasin central, de la lingerie relais, des déchets et du transport interne et externe pour le site principal (MCO et Psychiatrie) ainsi que ses annexes (EHPAD, USLD et SMR).
De fortes contraintes pour le CH de Mâcon
Les contraintes restent fortes dans le domaine de la logistique hospitalière, où l’optimisation doit se faire à moyens constants. Cette situation est particulièrement complexe en raison d’une architecture peu adaptée aux besoins actuels, notamment en ce qui concerne les espaces de stockage.
Les unités de soins et les services logistiques doivent composer avec des infrastructures limitées, ce qui impacte directement la qualité des flux logistiques.
Pour surmonter ces défis, il est essentiel de repenser l’organisation des espaces de stockage et de mettre en place des solutions innovantes qui permettent d’améliorer l’efficacité des opérations tout en maintenant un haut niveau de qualité dans les services offerts aux patients.
Les enjeux du CH de Mâcon
1- Sortir des silos
Pour commencer, une logistique hospitalière efficace repose sur l’intégration intelligente des flux logistiques, ce qui permet de bénéficier directement aux unités de soins.
De plus, il est essentiel de briser les silos organisationnels afin de favoriser une meilleure coordination et, par conséquent, une fluidité des opérations.
2- Assurer la montée en compétences des professionnels
L’implication des professionnels et leur montée en compétences doivent commencer dès le diagnostic.
Par ailleurs, l’objectif est de coconstruire les organisations futures pour faciliter le changement et garantir une transition en douceur.
En outre, cela passe par des formations adaptées et un accompagnement continu pour renforcer les compétences des personnels.
3- Innover pour donner envie
Même avec des ressources limitées, il est primordial d’identifier des actions innovantes qui redonnent du sens aux tâches réalisées par chacun.
En effet, l’innovation doit être au cœur des initiatives pour motiver les équipes et améliorer l’efficacité des opérations logistiques.
Par conséquent, cela peut inclure l’adoption de nouvelles technologies, la réorganisation des processus et la mise en place de solutions créatives pour optimiser les ressources disponibles.
La méthodologie CERCLH pour l’analyse et l’optimisation des flux logistiques en santé
Analyse de l’existant
Cartographie de tous les segments de transport des services
La première étape consiste à réaliser une cartographie détaillée de tous les segments de transport, incluant l’approvisionnement et le désapprovisionnement des services. Cela permet de visualiser les flux logistiques, d’identifier les points de départ et d’arrivée, ainsi que les trajets empruntés par les différents moyens de transport. Cette cartographie est essentielle pour comprendre les interactions entre les différents segments et pour identifier les opportunités d’optimisation.
Observations des différents circuits et analyse critique
Une fois la cartographie réalisée, il est important d’observer les différents circuits en action. Cette observation permet de recueillir des données sur le fonctionnement réel des flux logistiques et d’identifier les éventuels dysfonctionnements ou inefficacités. L’analyse critique de ces observations permet de mettre en lumière les points faibles et les opportunités d’amélioration.
Rencontre / écoute active des unités de soins
La rencontre et l’écoute active des unités de soins sont des étapes cruciales pour comprendre leurs besoins et leurs contraintes spécifiques. En dialoguant avec les paramédicaux, on peut recueillir des informations précieuses sur les défis qu’ils rencontrent au quotidien. Et sur les améliorations qu’ils souhaitent voir mises en place. Cette démarche participative permet d’impliquer les équipes dès le début du processus et de garantir que les solutions proposées répondent réellement à leurs besoins.
Macro-séquençage des équipements utilisés
Le macro-séquençage des équipements utilisés consiste à analyser l’utilisation des différents équipements logistiques, tels que les monte-charges, les monte-malades, les ascenseurs visiteurs et les camions. Cette analyse permet de déterminer la fréquence d’utilisation, les temps d’attente, et les éventuels goulots d’étranglement. En optimisant l’utilisation de ces équipements, on peut améliorer l’efficacité des flux logistiques et réduire les temps d’attente.
Evaluation des coûts de fonctionnement
L’évaluation des coûts de fonctionnement est une étape essentielle pour comprendre l’impact financier des opérations logistiques. Cette évaluation inclut les frais liés à l’utilisation des équipements, les coûts de transport, et les charges de main-d’œuvre. En identifiant les principaux postes de dépenses, on peut proposer des solutions pour réduire les dépenses tout en maintenant un haut niveau de qualité des services.
Synthèse des forces et faiblesses
Enfin, la synthèse des forces et faiblesses permet de dresser un bilan complet de la situation actuelle. Cette synthèse met en lumière les points forts des opérations logistiques, ainsi que les domaines nécessitant des améliorations. En ayant une vision claire des forces et faiblesses, il est possible d’élaborer un plan d’action ciblé pour optimiser les flux logistiques et optimiser l’efficacité globale des services.
Formalisation des pistes d’amélioration
Elaboration du plan d’action
Un plan détaillé de 17 actions a été élaboré, intégrant un transfert de compétences pour définir clairement les objectifs, les tâches à accomplir, la planification et les indicateurs de performance associés. Ce plan vise à structurer et à guider les efforts de transformation de manière cohérente et efficace.
Accompagnement du responsable logistique
Dans un premier temps, le responsable logistique a bénéficié d’un accompagnement personnalisé. Cet accompagnement a permis de renforcer ses compétences et de lui fournir les outils nécessaires pour piloter les actions prévues. Il a également pu bénéficier de conseils et de soutien pour surmonter les défis rencontrés.
Encadrement des pilotes d’action
Ensuite, lors de sessions d’échanges en face à face, les pilotes des différentes actions ont été challengés.
Ces sessions ont permis de s’assurer de la pertinence des actions proposées et de leur cohérence avec les objectifs globaux définis. Les échanges ont également favorisé une meilleure compréhension des enjeux et des attentes. Et ainsi permis d’ajuster les actions en fonction des retours et des exigences identifiés.
Ces interactions ont été cruciales pour garantir l’alignement des efforts et la réussite de la transformation.
Les facteurs clé de succès selon CERCLH
1- Une organisation logistique hospitalière fondée sur le soutien aux activités de soins
La promesse du service Logistique est d’assurer un approvisionnement et un désapprovisionnement en juste à temps, couvrant l’ensemble des processus de l’établissement.
Cela signifie que chaque unité de soins, chaque service et chaque département reçoit les fournitures, les équipements et les matériaux nécessaires exactement au moment où ils en ont besoin, ni trop tôt ni trop tard.
Cette approche permet de minimiser les stocks inutiles, de réduire les coûts de stockage et d’optimiser l’utilisation des ressources disponibles.
- Livraison des plateaux repas dans les unités par les agents du transport,
- Déploiement de logisticiens d’étage pour les produits hôteliers et de lingères pour les produits de la blanchisserie :
- Estimation du besoin selon les stocks dans l’unité,
- Passation de la commande dans le SIH,
- Traçabilité de la livraison,
- Rangement dans les locaux,
- Descente des contenants vides, …
2- Une collaboration ritualisée, entre Unités de soins et Service logistique
Les responsables logistiques jouent un rôle crucial dans le bon fonctionnement des établissements de santé. Et leur participation régulière aux réunions de la Direction des soins en est une illustration parfaite.
En assistant à ces réunions, ils peuvent partager des informations essentielles sur les niveaux de stock et les besoins en approvisionnement. Cette collaboration étroite permet de garantir que les décisions prises par la Direction des soins sont bien alignées avec les capacités logistiques et les contraintes opérationnelles.
Objectifs :
- Entendre les besoins nouveaux ou d’adaptation,
- Préparer la mise en œuvre de de nouvelles organisations,
- Indiquer/partager les résultats des indicateurs de progrès (bilan périodique : taux de disponibilité produits, tonnage de linge consommé, …)
Les résultats
La parole au Centre Hospitalier de Mâcon
“En tant qu’établissement de santé soucieux de la qualité de ses services et de l’optimisation de ses ressources, le CH de Mâcon a eu l’opportunité de collaborer avec le cabinet d’audit CERCLH.
Leur intervention s’est déroulée dans le cadre d’une mission sur l’analyse des flux logistiques (dans un périmètre donné), et d’une mission d’accompagnement pour la réalisation des fiches actions, afin d’optimiser nos circuits.
Dès les premières étapes, l’accompagnement de CERCLH nous a permis d’objectiver les points forts de nos organisations ainsi que les leviers d’optimisation.
L’approche méthodique et l’expertise du cabinet a permis une collaboration harmonieuse aussi bien avec les équipes logistiques qu’avec les équipes soignantes.
Le cabinet CERCLH a permis d’impulser une véritable dynamique de progrès, avec des outils que l’on peut réutiliser à souhait, et dans une relation de confiance, a favorisé une monté en compétences des principaux pilotes du projet.”
M. Guillaume MARTEL, responsable des services logistiques
La proposition de valeur CERCLH en logistique hospitalière
Depuis la création du cabinet, la logistique hospitalière est un axe fort de nos savoir-faire et s’est d’autant plus développée avec la création des groupements hospitaliers de territoire.
Pour répondre à la question « Quelles sont les missions de la logistique de santé ? » , nos offres sont adaptées pour améliorer, concevoir ou redéfinir des systèmes logistiques efficients tout en libérant du temps aux soignants.
Nous offrons un accompagnement personnalisé.
A cet égard, l’expertise de notre cabinet de conseil spécialisé peut être inestimable pour plusieurs raisons comme :
- Définir les principes directeurs
- Dimensionner les solutions technologiques à mettre en œuvre
- Conduire l’analyse organisationnelle
- Vérifier les conformités des cahiers des charges
- Analyser la chaîne de Valeur
- Cibler les actions prioritaires
- Optimiser la gestion des ressources
- Accompagner la transformation
- Assurer la conformité et la sécurité
- Faire évoluer les organisations
- Optimiser les process
Repenser en profondeur les pratiques et les modes de structure, c’est mettre à votre disposition une véritable expertise en gestion de projet.
Et en conduite du changement !
Pour en savoir plus sur la manière dont CERCLH renforce sa team et affine son expertise dans la logistique hospitalière :
