Introduction : une crise silencieuse mais profonde

Dans les couloirs des urgences, les brancards s’alignent les uns après les autres. Les patients attendent, souvent dans l’inconfort et l’anxiété, un lit disponible pour leur hospitalisation. Pendant ce temps, les soignants s’épuisent à jongler entre les priorités médicales et la complexité administrative de l’attribution des lits. Cette scène est devenue la norme dans de nombreux hôpitaux français, révélant une problématique structurelle majeure : l’absence d’une gestion efficace et centralisée des lits hospitaliers.

Face à l’augmentation continue de la demande en soins et aux contraintes budgétaires, les hôpitaux doivent impérativement se doter de solutions de gestion et d’ordonnancement des lits. Ces solutions, souvent basées sur des outils numériques interconnectés, permettent de répondre aux défis de saturation hospitalière, d’améliorer la fluidité les parcours et de garantir une meilleure utilisation des ressources.

À travers cette analyse, nous mettrons en évidence les raisons impérieuses d’adopter un logiciel de gestion optimisée des lits hospitaliers, les problèmes actuels rencontrés, l’importance des cellules d’ordonnancement et les bénéfices attendus pour un hôpital ou un Groupement Hospitalier de Territoire (GHT).

1. Une crise de gestion des lits qui fragilise tout l’hôpital

L’absence d’un système efficace de gestion des lits hospitaliers a des répercussions directes sur la qualité des soins, le bien-être des patients et l’organisation du travail des soignants. Le rapport de la Cour des comptes met en lumière plusieurs problématiques majeures qui rendent incontournable la mise en place d’outils d’ordonnancement. Référence Le rapport de la Cour des comptes sur « L’accueil et le traitement des urgences à l’hôpital »

1.1. Une saturation chronique des urgences

Le recours aux urgences ne cesse d’augmenter. En 2022, plus de 20,9 millions de passages ont été enregistrés, soit une hausse de 6 % par rapport à 2021. Toutefois, cette hausse s’accompagne d’un goulot d’étranglement en aval : les patients qui nécessitent une hospitalisation ne trouvent pas de place, ce qui allonge leur séjour aux urgences. Résultat :

• Des brancards qui s’accumulent, accentuant la charge des soignants.
• Des délais d’attente inacceptables pour des patients en situation critique.
• Une augmentation des risques d’événements indésirables graves (EIGS) liés à la dégradation des conditions de prise en charge.

1.2. Une gestion inefficace des hospitalisations

Dans de nombreux établissements, la gestion des lits repose encore sur des pratiques artisanales :

• Des fichiers Excel non synchronisés.
• Des mises à jour manuelles des disponibilités.
• Un manque de communication entre les services.

Selon le rapport, 48 % des établissements n’actualisent pas en temps réel leurs données de lits disponibles. Conséquence : un patient en attente d’un lit peut rester plusieurs heures voire plus d’une journée aux urgences, simplement parce qu’un lit est mal répertorié comme occupé alors qu’il est en réalité libre.

1.3. Une inadéquation entre hospitalisations programmées et non programmées

Un autre problème structurel concerne le conflit permanent entre le planifié et les admissions urgentes. Les lits sont souvent préemptés pour des interventions programmées, laissant peu de marges pour les entrées imprévues. Cela génère :

• Des tensions entre services médicaux.
• Une gestion en silo, où chaque service gère ses lits sans vision globale.
• Un retard dans la prise en charge des patients en urgence.

2. Pourquoi mettre en place une cellule d’ordonnancement des lits ?

La mise en place d’une cellule d’ordonnancement des lits est une réponse organisationnelle essentielle pour gérer efficacement l’attribution des lits et garantir une prise en charge rapide et fluide des patients.

2.1. Un besoin d’anticipation et de pilotage centralisé

Le rapport met en évidence que seuls 32 % des établissements disposent d’une cellule d’ordonnancement des lits réellement opérationnelle. Pourtant, cette cellule permettrait :

✅D’anticiper les besoins en fonction des entrées prévues et des sorties programmées.

✅D’assurer un équilibre entre le flux programmés et non programmés.

✅D’éviter les blocages en mettant en place une gestion territorialisée des capacités d’accueil.

2.2. Une meilleure fluidité des parcours patients

Aujourd’hui, 69 % des cellules d’ordonnancement des lits ne fonctionnent pas le week-end. Pourtant, la demande hospitalière ne faiblit pas. Une cellule active en continu permettrait :

✅D’éviter l’effet « bouchon » du lundi matin, où l’hôpital se retrouve saturé.

✅De coordonner en temps réel les sorties et admissions, réduisant ainsi les délais d’attente.

✅De fluidifier les transferts entre établissements au sein d’un GHT.

2.3. Une optimisation des ressources hospitalières

Une cellule d’ordonnancement pilotée par un système numérique interconnecté permettrait :

✅D’éviter le gaspillage de lits disponibles.

✅D’optimiser le temps médical et paramédical, en réduisant les pertes liées à la recherche de lits.

✅D’améliorer la prise en charge des patients, notamment les plus vulnérables (personnes âgées, patients chroniques).

3. Les bénéfices concrets d’un outil informatique d’ordonnancement des lits

Les solutions numériques d’ordonnancement offrent des avantages stratégiques pour les établissements de santé.

3.1. Une réduction des durées de séjour aux urgences

Grâce à une visibilité des lits en temps réel, le temps d’attente aux urgences peut être réduit de plusieurs heures. Les outils informatiques permettent :

✅Une cartographie actualisée des disponibilités.

✅Une gestion prédictive des besoins de lits.

✅Une meilleure répartition entre services et établissements partenaires.

3.2. Un gain financier significatif

Un meilleur ordonnancement permet de :

✅Réduire les hospitalisations prolongées inutiles.

✅Diminuer le recours aux solutions d’urgence coûteuses, comme l’embauche temporaire de personnel.

✅Optimiser l’utilisation des ressources et donc réduire les coûts opérationnels.

3.3. Une amélioration des conditions de travail des soignants

Avec un outil informatique dédié :

✅Moins de stress pour le personnel médical.

✅Moins de temps perdu à chercher des solutions de dernière minute.

✅Un gain de temps consacré aux soins et non à l’administratif.

Conclusion : un impératif pour l’hôpital de demain

La gestion des lits hospitaliers n’est pas un simple enjeu logistique : c’est un levier stratégique majeur pour garantir un accès rapide aux soins, optimiser les ressources et améliorer la qualité de prise en charge Sans un outil numérique adapté et une cellule d’ordonnancement opérationnelle, les hôpitaux continueront à subir une saturation chronique qui nuit aux patients comme aux soignants.

Aujourd’hui, les solutions existent. Investir dans une gestion informatisée et centralisée des lits n’est pas une option, c’est une nécessité. Face aux défis hospitaliers contemporains, la transformation numérique du pilotage doit devenir une priorité pour tous les établissements de santé.

Et si nous donnions enfin aux hôpitaux les moyens d’optimiser leur gestion et de garantir un meilleur accès aux soins pour tous ?

A propos de CERCLH SOLUTIONS DIGITALES

Editeur de logiciels hospitalier Spécialisé dans la gestion des lits à travers sa solution Link Parcours.

CERCLH SOLUTIONS DIGITALES émane du cabinet de conseil CERCLH.

Nous souhaitons devenir un acteur incontournable de la gestion des lits. Engagés dans une logique « de développement utilisateur final ».

Notre objectif : Vous soutenir dans vos démarches de pilotage et d’optimisation. Vous impliquer à nos processus de développement et proposer des fonctionnalités adaptées et personnalisées pour redonner du temps aux soignants.

Découvrir notre offre logicielle LinK Parcours : une solution logicielle spécialisée dans la gestion des lits hospitaliers. Elle vise à optimiser le parcours patient en fluidifiant la gestion des lits à travers une plateforme flexible et paramétrable, qui permet une gestion en temps réel des capacités, du service jusqu’au groupement hospitalier de territoire (GHT). Cette solution est utilisée pour optimiser la coordination des soins, la visibilité sur les lits disponibles, ainsi que la gestion des admissions, des sorties et des transferts de patients​.

Fonctionnalités principales de LinK Parcours :

1. Optimisation de la gestion des lits : Automatisation de la collecte des données de disponibilité en lits, permettant une gestion dynamique et en temps réel des lits disponibles. Cela renforce la fluidité des parcours de soins et diminue les délais d’hospitalisation​.
2. Amélioration de la visibilité des capacités en lits : LinK Parcours permet aux établissements d’avoir une vue précise et actualisée des lits disponibles à tout moment, facilitant ainsi les prises de décision éclairées sur l’occupation des lits et la gestion des flux​.
3. Décloisonnement des services : En centralisant les informations relatives à l’occupation des lits et aux besoins en soins à travers l’établissement, LinK Parcours facilite la communication entre services, ce qui optimise l’allocation des ressources et réduit les temps d’attente.
4. Interopérabilité : Compatible avec de nombreux outils de gestion administrative des patients et des services hospitaliers, LinK Parcours s’intègre bien dans les systèmes existants, ce qui permet de fluidifier les processus et d’assurer une gestion cohérente des données à travers différents systèmes et établissements.
5. Planification et gestion des sorties : La solution permet de planifier les sorties des patients bien avant leur départ, en anticipant les besoins post hospitalisation et en améliorant l’organisation des soins​.

Avantages du logiciel :

• Réduction des coûts : En optimisant l’utilisation des ressources hospitalières, LinK Parcours aide à réduire les coûts liés à la sous-utilisation des lits ou à la gestion inefficace des capacités​.
• Amélioration du service aux patients : Grâce à une meilleure gestion des lits, les patients bénéficient de soins plus rapides, avec moins de risques liés aux séjours prolongés​.
• Facilitation de la gestion en période de crise : En cas de situations exceptionnelles comme une épidémie, LinK Parcours permet une gestion plus réactive des lits et des ressources, améliorant ainsi la prise de décision rapide.

Pour en savoir plus https://cerclh.com/link-parcours-optimiser-la-gestion-des-lits/

A propos de Cerclh cabinet conseil

Depuis plus de 15 ans, CERCLH vous accompagne dans vos transformations organisationnelles.

Le cabinet de conseil CERCLH accompagne les acteurs de la santé dans leurs missions auprès des patients et usagers d’aujourd’hui et de demain. Il est un partenaire unique dans l’identification des solutions organisationnelles et dans l’optimisation des services hospitaliers et médico-sociaux, publics ou privés.

Pour en savoir plus https://cerclh.com