La modernisation des secrétariats médicaux nécessite une transformation progressive des organisations et du système d’information.
CERCLH et Ascent Wai, Editeur de solutions applicatives pour les établissements de santé, allient leurs expertises pour vous accompagner sur toutes les dimensions de cette transformation.
Optimiser l’accueil et maîtriser la gestion avec CERCLH et Ascent Wai
Les secrétariats médicaux sont un secteur crucial dans la chaîne de valeur de la santé, agissant comme une première interface entre le patient et le système de soins. Il intervient sur toutes les étapes du parcours patient.
L’évolution rapide de l’écosystème hospitalier pose de nouveaux défis aux secrétariats médicaux.
L’augmentation de l’activité des médecins et des hôpitaux met en tension les ressources, entraînant des coûts opérationnels plus élevés.
Cette charge de travail accrue, associée à diverses incertitudes, peut provoquer des erreurs, des retards et nuire à l’expérience des patients.
Cette tendance devrait s’intensifier dans les années à venir, ce qui rend crucial d’améliorer dès maintenant l’efficacité des secrétariats pour gérer cette montée en charge.
Se concentrer sur le cœur de métier
Objectif principal :
- Libérer les secrétaires des tâches purement administratives
- Les recentrer sur l’accueil, la relation auprès des patients et des familles
Comment ?
- Intégrer les technologies actuelles au système d’information hospitalier.
- Transformer les processus liés à l’activité des secrétariats
La transformation progressive de vos processus
Ascent Wai et TAKT, une plateforme de solutions personnalisables. CERCLH vous accompagne de manière personnalisée et collaborative pour, par exemple, évaluer les organisations temporaires des secrétariats médicaux avant de les déployer.
CERCLH et Ascent Wai, un exemple de réalisation
La problématique
Charge administrative
Les professionnels de santé et le secrétariat passent beaucoup de temps sur la programmation des hospitalisations de chirurgie, souvent avec des informations de qualité insuffisante, ce qui complexifie la coordination de la prise en charge
Efficience de la prise en charge
La complexité de rassembler et synchroniser les informations avec divers acteurs rend la coordination chronophage et sujette à des erreurs. Le manque d’information liées à la programmation ne permet pas d’automatiser certaines tâches qui restent manuelles
Satisfaction patient
Un manque de fluidité dans le parcours patient diminue sa satisfaction, impacte le taux de conversion des chirurgiens et réduit l’efficience de l’établissement.
Les solutions mises en place
Un assistant pour l’annonce d’une programmation
- Formalisation d’une annonce en moins de 1 minute via un chat-bot : création d’un nouveau patient (NIPP), modélisation de l’intervention et de l’hospitalisation, planification du bloc opératoire, calcul du devis, pré codage, message vers les équipes organisant la prise en charge
- Formalisation et structuration automatique de l’examen initial dans le DPI par reconnaissance vocale
Un gestionnaire de tâches
- Suivi et exécution des tâches pré-hospitalisation à travers une liste de travail synthétique (interprétation d’un examen, signature documents, réception d’un message, etc)
- Notifications automatiques pour les événements clés (ex. : réception d’examens, signature du consentement).
Une messagerie
Une messagerie unique et sécuriser pour demande un avis ou coordonner un séjour en y associant facilement toutes les informations contextuelles (examen, compte rendu, etc.)
La proposition de valeur CERCLH : Réussir la transition vers un nouveau modèle organisationnel
La conduite du changement est une compétence difficile à maîtriser, même pour des managers expérimentés. Notre accompagnement réduit le risque de difficultés managériales en fournissant des outils et des conseils experts.
CERCLH offre un accompagnement personnalisé.
A cet égard, l’expertise de notre cabinet de conseil spécialisé peut être inestimable pour plusieurs raisons comme :
- Conduire l’analyse organisationnelle
- Améliorer l’efficience des secrétariats médicaux
- Analyser la chaîne de Valeur
- Cibler les actions prioritaires
- Optimiser la gestion des ressources
- Évaluer les besoins technologiques
- Accompagner la transformation digitale
- Piloter la conduite du Changement
- Assurer la conformité et la sécurité
- Faire Évoluer les organisations
- Optimiser les parcours patients
- Standardiser les processus
Repenser en profondeur les pratiques et les modes d’organisation, c’est mettre à votre disposition une véritable expertise en gestion de projet.
Et en conduite du changement !
