Optimisation des secrétariats médicaux du Centre Hospitalier d’Albertville Moutiers

Après avoir été choisi par le CHAL (Centre Hospitalier Alpes Léman), CERCLH est de nouveau sélectionné par le CHAM (Centre Hospitalier d’Albertville Moutiers) pour l’accompagner dans son projet d’optimisation de l’organisation de ses secrétariats médicaux.

Premiers interlocuteurs du patient dans son parcours, les secrétariats médicaux sont en interface avec de nombreux professionnels de santé, médicaux ou non-médicaux, exerçant en établissement de santé comme en ville. Leurs missions, nombreuses et variées, font d’eux un acteur incontournable dès l’entrée du patient jusqu’à sa sortie :

• Garant de l’image de l’établissement (accueil physique et téléphonique, orientation des patients et des visiteurs, …) ;
• Clé de voûte de tout recueil d’informations permettant la coordination des professionnels autour du patient (constitution, tenue et gestion du dossier médical du patient, communication des informations, …) ;
• Maillon indispensable à la continuité des soins (complétude des documents de sortie et respect des délais, commande de transports sanitaires, …) ;
• Participant à l’optimisation des ressources financières de l’établissement (gestion administrative permettant la facturation et le codage, …).

Le Centre Hospitalier d’Albertville Moutiers a engagé un changement d’organisation majeur en constituant 5 pôles d’activités et souhaite, en complément, porter une réflexion globale et profonde sur l’organisation des secrétariats médicaux. En effet, les solutions numériques de prise en charge des fonctions assurées par le secrétariat se développent à l’échelle nationale : prise de RDV en ligne, frappe de compte-rendu, réponse téléphonique…

Dans ce contexte et suite au choix de la direction du CHAM, CERCLH est fier de réaliser un audit organisationnel de la fonction secrétariat médical.

Les enjeux de la mission sont multiples :

• Définir la nouvelle organisation des secrétariats médicaux,
• Favoriser la montée en compétences des secrétaires facilitant les remplacements,
• Améliorer la qualité et la rapidité de production des comptes rendus, de la réponse téléphonique et de la facilité de la prise de RDV.

Notre solide expérience sur les missions d’audit et d’accompagnement des secrétariats médicaux ainsi que les benchmarks et coaching réalisés sur les consultations externes, nous ont permis de capitaliser les bonnes pratiques d’organisation et de conduite du changement dans une logique de parcours patient et de transition numérique. C’est donc avec beaucoup d’enthousiasme que nous mettrons notre expertise au service du CHAM.