Que ce soit pour anticiper une reconstruction complète ou une restructuration de bâtiments, l’expérience CERCLH nous a montré les difficultés que peuvent éprouver les équipes lors d’un changement de site : perte de repères, crainte d’aborder des innovations organisationnelles, …
La projection dans les nouveaux locaux reste difficile et le temps est nécessaire pour l’appropriation des futures organisations.
Si la phase de rodage est trop longue, elle peut impacter la prise en charge des patients.
L’anticipation, le maître mot de la réussite
L’anticipation de l’organisation est cruciale pour l’ensemble des équipes.
Une transition réussie passe par l’implication de tous et une évaluation poussée des modifications qui adviendront.
Cette anticipation permet aux agents de s’adapter aux éventuels changements dans les pratiques cliniques et de mieux répondre aux besoins des patients :
- Formation sur de nouveaux équipements ou procédures,
- Planification des flux de travail et des responsabilités,
- Coordination avec d’autres membres du personnel et départements,
- Ainsi que la compréhension des protocoles et politiques spécifiques au service.
1- L’organisation des activités de soins
Les équipes CERCLH vous appuient pour :
- Définir les nouvelles organisations des services concernés
- Respecter les délais imposés par le calendrier contractualisé avec le constructeur
- Organiser les activités de soins avant, pendant et après le transfert des activités
2- La préparation du transfert des activités de soins
CERCLH vous accompagne sur la méthodologie permettant de :
- Définir l’organisation du déménagement au sein de l’extension et en site occupé permettant la continuité des prises en charge
- Sécuriser la transition pendant les opérations de transfert (prises en charge, circuits logistiques)
- Respecter les délais imposé par le calendrier contractualisé avec le constructeur
3- L’organisation et le transfert des fonctions transversales
Le bon déroulé des soins en service est dépendant des flux logistiques. CERCLH favorise la sérénité du déménagement en anticipant l’ensemble des fonctions transversales.
- Adapter les organisations au regard des impacts liés au projet et de la redéfinition des flux
- Permettre un bon fonctionnement des nouvelles organisations des activités de soins
- Moderniser les organisations des fonctions transversales
- Respect des délais imposé par le calendrier contractualisé avec le constructeur
Une approche méthodologique résolument participative
Chaque projet de construction et/ou restructuration représente une équation très souvent contrainte : des attentes fortes sur les résultats, délais et engagements, des travaux éventuellement en site occupé, des opérations à tiroir, une durée projet importante et la nécessité de maintenir le rythme dans le temps, …
Pour y répondre, CERCLH s’appuie sur les principes directeurs suivants :
1- La mise en place de groupes d’utilisateurs
Pour permettre la prise de conscience et l’embarquement rapide des participants :
- Accompagnement des groupes utilisateurs dans l’élaboration des nouvelles organisations cibles : réalisation d’un état des lieux, benchmark, visites de terrain
- Réunion de travail avec les groupes utilisateurs et les membres du COPIL
- Le + CERCLH : Apport d’éléments extérieurs et force de proposition
2- La désignation d’un Comité de déménagement
Le Comité de déménagement est composé de l’ensemble des parties prenantes du transfert d’activité, ainsi que de la chefferie de projet.
Les enjeux étant considérables en matière d’accompagnement au changement, la nomination de pilotes par secteur est primordiale pour le bon déroulement du projet.
Les réunions mensuelles permettent de suivre les avancées tâche par tâche, de soulever les contraintes et difficultés qui vont s’imposer, de mesurer les conséquences et valider les actions à réaliser.
3- L’organisation de simulations
Les objectifs de ces simulations :
- Tester les futures organisations,
- Valider les circuits,
- Permettre à l’ensemble des personnes concernées de s’approprier les locaux.
Les étapes de la simulation :
- Groupe de travail restreint, pour faire émerger l’ensemble des besoins par secteur,
- Mise en commun afin de partager la vision d’ensemble des parcours patients et flux logistiques,
- Formalisation des parcours dans une matrice de simulation, outil utilisé pour évaluer le déroulé des séances et recueillir les commentaires.
Réussir la transition vers un nouveau site
L’accompagnement au changement n’est pas une option, mais une nécessité organisationnelle.
Il transforme les préconisations de l’audit en actions concrètes, crée de la valeur et assure un avantage efficient durable pour votre organisation.
Le nouveau site devient ainsi plus rapidement opérationnel sans dégrader la prise en charge des patients.
Nous offrons un accompagnement personnalisé.
A cet égard, l’expertise de CERCLH peut être inestimable pour plusieurs raisons comme :
- Conduire l’analyse organisationnelle
- Améliorer l’efficience des services
- Analyser la chaîne de Valeur
- Cibler les actions prioritaires
- Optimiser la gestion des ressources
- Évaluer les besoins technologiques
- Accompagner la transformation digitale
- Piloter la conduite du Changement
- Assurer la conformité et la sécurité
- Faire Évoluer les organisations
- Optimiser les parcours patients
- Standardiser les processus
Repenser en profondeur les pratiques et les modes d’organisation, c’est mettre à votre disposition une véritable expertise en gestion de projet.
Et en conduite du changement !
