Bien que les secrétariats médicaux soient cruciaux pour la qualité et la continuité des soins, ils rencontrent des défis qui ont des impacts sur la performance financière et l’efficacité opérationnelle.
CERCLH est à vos côtés pour lever ces problématiques.
Optimiser les ressources
Les établissements, par le biais de l’encadrement des secrétariats médicaux, nous font fréquemment remonter leurs questionnements en termes de juste ressource. Que ce soit pour les secrétaires médicales comme les Assistants Médicaux Administratifs (AMA).
La difficulté d’évaluer la charge de travail de ces agents s’oppose aux besoins de la communauté médicale. En l’occurrence à leurs fréquentes demandes d’augmentation d’effectifs.
Et pourtant, cette objectivation de la charge de travail des secrétaires médicales ou AMA est essentielle.
Chez CERCLH, nous sommes convaincus qu’elle peut servir de base à la compréhension de l’organisation du management et de l’animation d’équipe.
Et permettre également d’apporter des perspectives d’évolution pour les secrétaires médicales et les AMA. Tout en garantissant leur bien-être au travail.
CERCLH vous propose un audit organisationnel
L’audit est centré sur l’optimisation du parcours des patients, depuis les consultations externes jusqu’à l’hospitalisation. En se focalisant sur les rôles et responsabilités des secrétaires médicales.
Un questionnaire d’auto-évaluation
Il permet à l’encadrement des secrétariats médicaux de positionner son organisation et de la comparer à plus de 500 services que CERCLH a accompagnés, que ce soit pendant une campagne de Benchmark ou de manière autonome.
Une formalisation du parcours patient et des irritants
Des sessions de réflexion sont organisées avec les secrétaires médicales afin d’examiner les différents irritants et points d’achoppement dans les parcours des patients.
L’objectif est d’identifier les domaines d’amélioration et de proposer des solutions créatives.
En rassemblant les secrétaires médicales autour du parcours du patient, l’audit doit non seulement permettre d’identifier des domaines d’amélioration. Mais également d’initier un processus d’innovation organisationnelle.
Une objectivation de la charge de travail
CERCLH a développé un outil d’évaluation de la charge de travail des secrétariats médicaux. En particulier, pour ne pas trop impacter les agents dans leur activité quotidienne, l’étude est réalisée sur une semaine. Elle permet d’évaluer le nombre de tâches et surtout le temps imparti à ces tâches, par secrétaire et par poste.
L’analyse des données permet notamment:
- En premier lieu, de réaliser une étude statistique de la répartition des tâches et des temps impartis,
- Ensuite, de déterminer la répartition des tâches par secteur,
- Enfin, de déterminer l’adéquation entre l’activité et la répartition des tâches
La cartographie des ressources humaines
Le croisement des données RH avec les données d’activité permet d’obtenir une vision claire de la répartition de l’activité par Équivalent Temps Plein (ETP).
Ces données sont ensuite comparées avec celles d’autres établissements permettant de positionner l’organisation des secrétariats médicaux vis-à-vis d’autres services de même dimension.
L’audit doit permettre la mise en lumière des différents défis auxquels les secrétaires médicales sont confrontées dans la gestion des parcours des patients.
La proposition de valeur CERCLH : Réussir la transition vers un nouveau modèle organisationnel
Les problématiques qui entourent les secrétariats médicaux des hôpitaux sont complexes, multi-dimensionnelles et en constante évolution.
CERCLH offre un accompagnement personnalisé.
A cet égard, l’expertise de notre cabinet de conseil spécialisé peut être inestimable pour plusieurs raisons comme :
- Conduire l’analyse organisationnelle
- Améliorer l’efficience des secrétariats médicaux
- Analyser la chaîne de Valeur
- Cibler les actions prioritaires
- Optimiser la gestion des ressources
- Évaluer les besoins technologiques
- Accompagner la transformation digitale
- Piloter la conduite du Changement
- Assurer la conformité et la sécurité
- Faire Évoluer les organisations
- Optimiser les parcours patients
- Standardiser les processus
Repenser en profondeur les pratiques et les modes d’organisation, c’est mettre à votre disposition une véritable expertise en gestion de projet.
Et en conduite du changement !
